lifehackの最近のブログ記事

Macでポモドーロテクニックを使うためのアプリを、
いろいろと試してみたのだが、
どうやらこのアプリに落ち着きそうだ。

Just Focus
販売者名 Zhe Yan - Zhe Yan (サイズ: 4.4 MB)
App Storeで詳細を見る

ポモドーロテクニックは、
25分作業をしたら5分休み、
というリズムを繰り返す方法。

強制的に小休止を取ることで、
脳が疲れて作業効率が落ちるのを
防ぐことができる手法。
Lifehack界隈では有名だ。
(参考:今日から始める生産性アップ術。ポモドーロ・テクニック再入門ガイド | ライフハッカー[日本版]

で、このアプリの何がいいかと言うと、
25分経ったら強制的に作業を中断させられるところ
ところだ。

これまで、Macのアプリに限らず、
iPhoneやAppleWatchなど様々なアプリを
試してきたのだが、他のアプリはただ
「25分経ちましたよ〜」
とやさしく教えてくれるものが多い。

正直ぬるい。ぬるすぎる。

私ぐらいになると、
「25分経ちましたよ」
とやさしく教えてもらったところで、
「わかったわかった今いいところなんだよ」
とメッセージを閉じて作業を続けてしまう。

そして結局数時間続けて作業をして結果、
終わったら頭も体も疲れていることに気付くわけだ。

その点、この「Just Focus」は硬派だ。
25分経ったら、全画面表示となり、
何の作業をできなくしてくる

これは、さすがの私も席を立たざるをえない。

just_focus2.jpg
こんな感じで、全画面表示になるので。
さすがに休む気になる。
どうしても中止できない作業の時は、
休みをスキップすることもできる。

just_focus1.jpg
設定画面へは、メニューバーから入れる。

just_focus3.jpg
休み明けにはパスコードを要求させることもできる。

just_focus4.jpg
おやすみ時の背景画像の変更も可能。

まぁ私レベルになると、
マンガを読むのも1ポモドーロ(単位)、
ニコ動を観るのは2ポモドーロ(長い)、
トイレに行くのも1ポモドーロ(長い)、
としっかり合間に休息を取る。

このように攻めの休息を積極的に取り、
常に集中力を高め、良いパフォーマンスを保つ。
つまり、効率を下げないためにこそ、こまめに休む

こういった姿勢が、人生の勝者となることにつながるのだ。
↑意識高い系を意識

<追記>
よーしやるぞー!と思ってJust Focusのメニューアイコンから
「Start Pomodoro」を選ぼうとすると、
メニューバーが狭いノートPCでは、
Just Focusのアイコンが隠れてしまっていることが多い。

わざわざメニューの少ないアプリに切り替える、
などというのは非効率の極み!

そこで、更なる生産性向上のため、
「Start Pomodoro」メニューに対する
ショートカットキーの設定が必要不可欠!

ということで試してみた。

まずは普通に「システム環境設定」→「キーボード」
→「ショートカット」→「アプリケーション」

から行けるだろうと思っていたら、
メニューバーアプリにはうまく設定できない様子。なぜだ。

しょうがないので、AppleScriptで、
「Start Pomodoro」メニューを選択する
スクリプトを書こうとして悪戦苦闘。
なんとか、動くものができた。

以下のAppleScriptを実行すると、
Pomodoroを始めていないときは「Start Pomodoro」、
Pomodoroが動いているときは「Stop Pomodoro」が押されます。
まぁ、開始時に使うのが、ほとんどでしょうね。

ignoring application responses
tell application "System Events" to tell process "Just Focus"
tell menu bar item 1 of menu bar 2
click
click menu item 1 of menu 1
end tell
end tell
end ignoring
do shell script "killall System\\ Events"
delay 0.1
tell application "System Events" to tell process "Just Focus"
tell menu bar item 1 of menu bar 2
click menu item 1 of menu 1
end tell
end tell

コードの右上の「just_focus」ボタンを押すと、
スクリプトエディタが開きますので、
適当なところに保存して、ショートカットを
割り当てればOK。

やり方はこちらを参照。
ファイルやスクリプトも開けるMacのショートカット設定法〜AlfredとBetterTouchToolの活用法〜 - うむらうす

<追記ここまで>

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脳は、基本的に一度に一つのことしかできない1

従って、一日にいくつものタスクを
こなさないといけないような場合には、
というかそれが普通だと思うのだが、
自分の中で   「やる人(プレイヤー)」
と   「考える人(マネージャー)」
を分けた方が良い。

というのも、判断をするということは、
脳のパワーを消費するらしいのだ。
と、この本に書いてあった。

ケリー・マクゴニガル
大和書房 2012-10-20
¥ 1,728

感想メモ:スタンフォードの自分を変える教室 | 読書メモ保管所:うむらうす -annex

ドラクエの「MP」の消費、
と考えると近いかもしれない。

あることをして、終わってから次に何をするか考えて、
あるいはろくに考えないまま、次のことに着手する。
それが終わったら、また次に何をするか考えて、
あるいはろくに考えないまま、次のことに着手する。

こんなことをしていると、判断が毎回発生するので、
MPを余計に消費しすぎるのだ。

そこで、
判断に伴うMPの消費は、朝の元気なうちにやっておいて、
あとはやるだけ、という状態にしておく

といいのではないかと。

これは、簡単に実現できる。
朝、当日やることのチェックリストを作り、
それを行う順番を決めておくだけ
で良い。

また、そのときに、タスクの予想所要時間を書いておく。
実際にどれくらいかかったと比べることで、
時間の見積もりができる。

あとはリストに従って、
自動運転でタスクをこなしていけば、
何をするべきか迷うことなく、やっつけられる。

文章を書き出す前に
「まずこの文章全体で何を伝えようとするのか。
そのためにはこの段落で何を伝えようとするのか。」

と、考えをまとめてから始める。

プレゼン資料を作り出す前に
「このプレゼン全体で何を伝えようとするのか。
そのためにはこのスライドで何を伝えようとするのか。」

と考えをまとめてから始める。

つまり、何かを始める前に
「このことで何を達成しようとするのか。
そのためにはどういう順序で何をすればいいのか。」

を考えてから動き出す、ということだ。

この考え方を意識するのとしないのとでは、
目標にたどり着くのに必要とする時間に、
実感として大きな差が出た。

理由1: がんばったあげくの無駄が少なくなる
考えてから動き出せば
「少し考えればわかったはず」
のミスは防げる。

理由2: 効率が良くなる
必要なことを考えて動くようになるので
「必要じゃないけど、ついやってしまうこと」
に時間を取られにくくなる。

人間は、目の前にやることがあると、
ついやってしまうものだ。

メール着信のアイコンが表示されるたびに、
作業中のものを一旦停めて、メールをチェックしているとしたら、
ねこじゃらしを目の前にしたネコみたいなものだ。

それはそれで楽しいけれど、
あまりMPをムダ遣いせずに、タスクはこなしたいよね、
ということでした。

以上、2011年10月に書いて公開していなかった記事が
発掘されたので、公開してみるテストを終わります。


1. 二つ以上のことをやろうとすると、 できなくはないが効率が落ちる。

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効率化命!
コンマ何秒の効率化の積み重ねが、
年間何十時間もの時間の捻出につながる!

その余った時間を、力いっぱい
ゴロゴロしたりボーっとして過ごすんだ!!
あれ?

ということで、今日は、
効率化のためにホスピタリティーを売り渡した
そんなLIFEHACKをお目にかけましょう!

第1回は、単語登録です!(←シリーズ化するつもりか)

身もふたもない単語登録

社会人たるもの、メールとかで頻繁に入力するフレーズ、
ありますよね。

「お世話になっております。」

かなりがんばって、
一秒に5文字ぐらい入力するとしても、
3秒はかかってしまいます。

これを、こうします。

optimization1.png

すると、なんということでしょう!

「お」「スペース」「Retern」

タタッターン!
これだけで、

「お世話になっております。」

が入力できてしまいました!

感触では、0.3秒くらいですね。
これで、一回につき3秒は節約できますよ。3秒も!

仮に、一日3秒の節約が、3回あるとします。
一日9秒。365日で3285秒。
つまり、年間55分くらいの効率化です。
ほーら!なんかすごい!

 

同じように、こんなフレーズもよく入力しますよね。 optimization2.png

「ご」「スペース」「Return」

「ご連絡ありがとうございます。」

ほーら!
また3秒くらい節約できちゃった!

仮に、一日3秒の節約(中略)で、55分くらい!

 

そして、締めはコレですね。

「よろしくお願いします。」

これも、こうです。

optimization3.png

「宜しくお願い致します。」
とかの方が好きな人は、適宜いじってください。

これが設定できれば、

「よ」「スペース」「Return」

「よろしくお願いします。」

タタッターン!!バーン!もう0.3秒。

応用として、

「い」→「以上、よろしくお願いします。」

とかでもいいですよね。

もう

全部合わせたら、年間3時間ぐらいの効率化です!
これは、もうかなりゴロゴロできますよ!

これだけでも、数秒でこんな文章が打てます。

「ご」「スペース」「Return」
「お」「スペース」「Return」
「よ」「スペース」「Return」

タタッタン、タタッタン、タタッターン!

ご連絡ありがとうございます。
お世話になっております。

以上、よろしくお願いします。

ほーら、もうなんか仕事した気になってきた!

本当は「ご」とかでこれ全部登録したかったのですが、
文字登録に改行を入れられなかったんで、
泣く泣くこうしました。

でもこれだとなんかスッキリしない。
進もう!更なる効率化の高みへ!!

めんどくさがり屋のための署名活用法

署名って、こんな感じですよね。

--------------
ほげほげ商事 
もげもげ事業部 もにゅもにゅ部 ほげー課
剛田 武
『お前のものは 俺のもの/Yours is mine.』

ここに、もう色々詰め込んじゃうわけですよ。

お世話になっております。
ほげほげ商事 剛田 です。


以上、よろしくお願い致します。

.:*゚..:。:..:*゚:.。:..:*゚..:。:..:*゚:.。:.
ほげほげ商事 
もげもげ事業部 もにゅもにゅ部 ほげー課
剛田 武
『お前のものは 俺のもの/Yours is mine.』

【リサイタルのお知らせ】
皆さんの熱い要望にお応えして、  
久しぶりにリサイタルやります!
私の熱いハートとソウルに触れたい
みんなの参加を待ってるぜ!

日時 1999年9月9日
場所 例の空き地
料金 4,811円(ジャイアン)

お申込みは、メールかFacebookメッセージで承ります。
.:*゚..:。:..:*゚:.。:..:*゚..:。:..:*゚:.。:.

これで、メール一通書くだけでも、
相当な時間を節約できますね。
もうね、なんかメール開いた瞬間、
送信ボタン押しちゃいそう!

こらこらダメですよ!宛先書かなくちゃ!
(注意:中身も書かないとダメです)


ということで、今日は
「心がこもってないLIFEHACK」でしたっけ?
をお送りしました。

次回(あれば)をお楽しみに!

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<追記>
Wunderlist3についてはこちらをどうぞ。
Wundrlist3を使ってみて気付いた変更点と感想
<追記ここまで>

現在私のお気に入りTodo管理アプリであるWunderlist
先日、Wunderlist2にバージョンアップしました。

Wunderlist - To-Do & Task List 2.3.2(無料)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: 6 Wunderkinder - 6 Wunderkinder GmbH(サイズ: 42.4 MB)

リリース直後はサーバがダウンし、
使えなくなってしまいかなり困ったのですが、
ちゃんと動くようになったようです。
(参考:Wunderlist 2 Update

結構見た目も機能も変わっていて、
ちょっと慣れない部分もあったので、
しばらくいじってみた感じを書いておきます。

スマートリストが他のリストと同列になった

Wunderlist2では、「スマートリスト」が、
他のリストと同列に扱われるようになったので、
アクセスしやすくなりました。

wunderlist2_2.PNG

この「今日」「週」「完了」
スマートリストです。
複数のリストの中から、期日が本日のものなど、
条件が一致しているものを抽出して、
一つのリストに表示してくれます。

スマートリストは、

  • 星のついた
  • 今日
  • 全て
  • 完了

の5種類です。(以前あった「明日」がなくなりました)

どのスマートリストを表示するかは、好みで設定できます。
上の画像の下部歯車のアイコンから、下の設定画面が開きます。
この画面で「表示」「自動」にしておくと、表示されるようになります。
「非表示」にすれば表示されません。

wunderlist2_1.PNG

スマートリスト自体はver1の頃からあったのですが、
自分で作成したリストとは別格の扱いでした。

wunderlist-gtd1.PNG

↑以前はこんな感じで、スマートリストは、
リストの下のアイコンからアクセスする形でした。

Wunderlist2では、
このスマートリスト(下の写真は「Today」)の中で、
タスクはリスト別に分かれて表示されます。

wunderlist2_6.PNG

WunderlistでGTDをやる人にとっては、
よろこばしい変更ですね。
Todo管理アプリWunderlistを使ってGTDするときのオススメ設定

タスクの削除は長押しからが早い

リスト右上の「編集」をタップすると、
複数タスク選択モードになります。
選択した後に「削除」することもできます。

wunderlist2_7.PNG

↑こんな感じです。

しかし、ある1つのタスクを削除するだけでしたら、
タスクを長押しして「削除」するのが最速です。

wunderlist2_3.PNG

こういう感じです。

ver1のときみたいに、タスクを右スワイプしての
「削除」ができなくなってしまい、
どうやって削除するか迷ったので書いてみました。

タスクの詳細に登録できる内容が拡張された

タスクをタップすると、右からドロワーが出てくる感じで、
タスクの詳細が変更できます。

wunderlist2_4.PNG

こんな感じです。
この詳細情報表示は、右にスワイプするといなくなり、
元のリスト内のタスク表示に戻ります。

「サブタスク」というのがあり、
タスク内にタスクを登録できます。

GTD的には、タスクが複数あるものはプロジェクトですから、
リストを作って管理していました。

しかし、リストを作るまでもない、
ちょっとした複数の作業からなるタスクもあります。
そういったものに使うのがよいかと思います。

ちなみに、サブタスクを3つ作って、
3つとも完了のチェックを入れても、
親のタスクには完了のチェックは入りませんでした。

困ったところ

一つ気になるのが、
「タスクの詳細変更での他のリストへの移動」
ができなくなってしまった

ところです。困る!

私はGTDをする上で、
「あとでやる」→「受信箱」など、
リスト間をまたいでタスクを動かすので、
ちょっと困っています。

個別のリストからなら「編集」ボタンから移動ができるのですが、
スマートリストでは「編集」が表示されないため、移動できないのです。

背景画像が増えた

wunderlist2_5.PNG

増えましたが、十分とは言えないです。
もっと100種類ぐらいに増やしてくれればいいのに、
というのが私の希望です。


Wunderlist2の変更点についての内容は以上です。

Wunderlistについては、他にも以下のエントリーで触れています。
よければ、参考にしてみてください。

Todo管理アプリをdo it TomorrowからWunderlistに乗り換えた
Todo管理アプリWunderlistを使ってGTDするときのオススメ設定(Wunderlist2対応版)

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  • やらなければいけないことがあってパソコンに向かったはずなのに、 気がついたら何時間かネットサーフィンしてた
  • 毎日巡回サイトを見るだけで忙しい
  • 気がついたらメールチェックしている
  • 何度も同じメールを読んでいる気がする
  • 一時間に何回もメールチェックしている気がする
  • 一日に2時間以上メールを読み書きしているがする
よくありますよね。 勉強するはずが部屋の掃除してた、みたいな感じですね。

そんなあなた(自分)のために、私が練り上げてきた
「気がついたらネットサーフィン/メールチェック対策」
を説明します。

お役に立てば幸いです。

ブラウザ

諸悪の根源ですね。
いや、悪いのは自分なのですが。

1:ブックマーク巡回しすぎ対策

→ ブックマークバーの非表示

見えるから見たくなるのです。
なければ別に見たくならないです。

MacのSafariだと「⌘+Shift+B」で
表示/非表示切り替えできます。

2:RSS処理しすぎ対策

RSSリーダーを表示しない

パソコンで見る必要がないものは、
スマホやiPadなどで隙間時間に見ると良いですね。
パソコンを使える時間は、パソコンでしかできない作業を
したいですね。

メール

諸悪の根源その2ですね。
いや、これも悪いのは自分なのですが。

1:チェックしすぎ対策

→ メールチェックの時間を決める

それ以外の時間は、メールソフトを閉じておきます。
見えなければ結構忘れるもので、これで気になりません。

ポップアップで新着メールが表示されるのも、当然禁止です。
iPadのGmailのポップアップが止められないのですが、
どうしてなのでしょう。

2:同じメールを何回もチェックしてしまう対策

→ 「一撃必殺」

同じメールを何回も読んで、何回も処理を先送りするのは、
判断力の浪費に他なりません。
判断力は、有限らしいのです。

メールチェックは「絶対に一撃必殺」の気持ちで臨みましょう。

今やる必要がない作業についてのメールは、
リマインダーをセットして、
受信箱からはなくしておくと良いです。

私は、リマインダーやTodoチェックリストとしては、Wunderlistを使っています。
かなりいい感じです。

Wunderlist | Task Management At Its Best

(参考:Todo管理アプリWunderlistを使ってGTDするときのオススメ設定 - うむらうす

参考になる本としては、
「Google時代の情報整理術」
がすばらしかったです。

著者はGoogleの元CIO?なのですが、
失読症なのだそうです。
どうやって、情報の大洪水に違いない
Googleの役員として活躍できたのでしょうか?

情報のインプットの工夫に関しては、
常人が到達できない境地に達しています。
工夫の数々はとても参考になりました。

ダグラス・C. メリル,ジェイムズ・A. マーティン
早川書房 2009-12
¥ 1,365

ということで、私の
「気がついたらネットサーフィン/メールチェック」対策
を書いてみました。

一日何十分でも、年間に直すと恐ろしい数字になります。
逆に、一日数分でも節約できれば、
年間ではかなりの時間が生まれます。

その時間でテトリスしようぜ!(あれ?)

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ガッツゴリラ

この最も大事な位置にガッツポーズをするゴリラが表示されていることに何の意味があるのだろうか?答え:何もありません。こんなところまでお読みいただきありがとうございました。

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